Ce qu'une banque examine à l'ouverture d'un compte professionnel

Une banque ouvre un compte professionnel dès qu'elle comprend trois choses : qui détient et contrôle la société, ce que fait la société et comment l'argent circulera sur le compte. Chaque document qu'elle demande répond à l'une de ces questions. Quand les réponses sont claires et cohérentes, l'examen avance. Quand elles ne le sont pas, il s'enlise.

Pourquoi les banques posent autant de questions

Les banques ont l'obligation légale de connaître leurs clients. Avant d'ouvrir un compte, elles identifient l'entreprise et les personnes qui se trouvent derrière, comprennent à quoi sert le compte et évaluent le risque qu'il comporte. Les vérifications ne s'arrêtent pas à l'ouverture : la banque continue d'examiner le compte tant qu'il est ouvert.

Chaque banque fixe aussi son propre appétit pour le risque. Deux banques peuvent examiner la même société et aboutir à des décisions différentes, parce qu'elles acceptent des secteurs, des pays et des types de clients différents. Un refus d'une banque peut en dire autant sur cette banque que sur votre activité.

Les quatre questions derrière chaque demande

Qui détient et contrôle la société ?

La banque veut voir toute la chaîne de détention, jusqu'aux personnes qui détiennent ou contrôlent la société en dernier ressort, souvent appelées bénéficiaires effectifs. Si une holding, un trust ou une fondation figure dans la chaîne, la banque demande aussi ses documents. Elle veut également savoir qui dirige la société au quotidien et qui peut donner des instructions sur le compte.

Que fait la société ?

Une description courte et précise de l'activité pèse lourd. La banque veut savoir ce que vous vendez, à qui et comment vous le fournissez. Un seul mot comme « conseil » ou « négoce » est trop vague pour être évalué. Un site web, des contrats ou des factures qui correspondent à la description montrent à la banque une activité réelle.

D'où viennent l'argent et les clients ?

La banque demande d'où proviennent les premiers fonds de la société, et d'où viendront ses revenus une fois l'activité lancée. Elle demande où se trouvent vos clients et vos fournisseurs, car les pays concernés déterminent le risque. Elle peut aussi demander aux propriétaires comment ils ont constitué le patrimoine qu'ils apportent à la société.

Comment le compte sera-t-il utilisé ?

Attendez-vous à des questions sur l'activité prévue : les devises, le montant et le nombre approximatifs des paiements entrants et sortants, et les principales contreparties. La banque s'appuie sur les réponses pour établir un profil du compte. Une activité qui s'écarte ensuite de ce profil suscite d'autres questions ; des estimations réalistes vous servent donc mieux que des estimations optimistes.

Les documents que demandent la plupart des banques

La liste exacte dépend de la banque et du pays. La plupart des demandes comprennent :

• Documents de la société : le certificat de constitution, les statuts ou l'acte constitutif, et les registres des administrateurs et des actionnaires.
• Détention : un organigramme montrant chaque niveau jusqu'aux bénéficiaires effectifs, avec les documents de chaque entité holding.
• Identité et adresse : un passeport et un justificatif de domicile récent pour chaque administrateur, bénéficiaire effectif et signataire autorisé.
• L'activité : une description ou un business plan, le site web, et des exemples de contrats ou de factures si la société exerce déjà.
• Origine des fonds et du patrimoine : relevés, contrats de cession ou autres pièces montrant d'où vient l'argent.
• Licences : si l'activité est réglementée, la licence ou l'enregistrement, ou la preuve que vous en avez fait la demande.

Certaines banques demandent que les documents soient certifiés, traduits ou apostillés. Vérifiez ce qui est nécessaire avant de rassembler quoi que ce soit, pour ne le faire qu'une fois.

Comment se déroule l'examen

La plupart des examens suivent le même parcours, que la banque ouvre les comptes à distance ou demande à vous rencontrer :

1. Demande. Vous déposez les formulaires et les documents, via un portail en ligne ou un chargé de clientèle.
2. Examen de conformité. L'équipe conformité de la banque vérifie les documents, filtre la société et ses personnes, et évalue le risque.
3. Questions complémentaires. La banque demande des explications ou des documents supplémentaires. C'est une étape normale de l'examen, pas un signe de refus.
4. Entretien. Certaines banques organisent un appel ou une réunion avec les administrateurs ou les propriétaires pour passer en revue l'activité.
5. Décision. La banque ouvre le compte, l'ouvre sous conditions ou refuse. Les banques ne motivent souvent pas un refus.

Le délai dépend de la banque, de la structure et de la rapidité des réponses à ses questions. Nous vous donnons une estimation pour votre cas dès que nous connaissons l'activité et les banques qui lui correspondent.

Pourquoi les demandes s'enlisent

La plupart des retards tiennent à quelques problèmes évitables :

• Documents incohérents. Des noms, adresses, dates ou pourcentages de détention qui diffèrent d'un document à l'autre. Chaque écart devient une question.
• Une description d'activité vague. Une description qui pourrait convenir à n'importe quelle société ne donne rien à évaluer à la banque.
• Origine des fonds inexpliquée. De l'argent qui arrive sans trace claire de sa provenance.
• Détention peu claire. Des holdings, des prête-noms ou des trusts sans documents montrant qui se trouve derrière.
• La mauvaise banque. Un secteur ou un pays que la banque n'accepte pas, aussi solide que soit le reste du dossier.
• Des réponses lentes. Des questions complémentaires laissées en suspens. Un dossier qui attend trop longtemps peut être clos.

Comment se préparer

• Choisissez des banques adaptées à votre profil. Commencez par celles qui acceptent votre secteur, vos pays et votre type de société.
• Rédigez une description claire de l'activité. Une page sur ce que vous faites, pour qui, où, et comment l'argent circule.
• Cartographiez la détention. Un organigramme simple de la société jusqu'à chaque bénéficiaire effectif, avec les documents de chaque niveau.
• Documentez l'origine des fonds. Rassemblez les pièces avant que la banque ne les demande.
• Vérifiez chaque document par rapport aux autres. Les mêmes noms, adresses, dates et pourcentages partout.
• Estimez l'activité honnêtement. Des volumes, des devises et des contreparties conformes au business plan.
• Répondez complètement aux questions complémentaires. Une réponse complète fait avancer un dossier plus loin que plusieurs réponses partielles.

Aucune banque ne peut promettre un compte avant d'avoir examiné la demande. Un dossier bien préparé lui donne ce dont elle a besoin pour décider.

Comment Apexum peut vous aider

Nous aidons les sociétés, y compris celles nouvellement créées, à trouver des banques dont les critères correspondent à leur profil, à préparer la demande comme chaque banque l'attend et à répondre à ses questions avec elles jusqu'à sa décision. La banque prend la décision et ouvre le compte. Pour en savoir plus, consultez comptes bancaires et comptes EMI ou, si la société n'existe pas encore, planifiez le compte avec la création de société.