Qué examina un banco al abrir una cuenta de empresa

Un banco abre una cuenta de empresa cuando entiende tres cosas: quién es el propietario de la sociedad y quién la controla, a qué se dedica la sociedad y cómo se moverá el dinero por la cuenta. Cada documento que pide responde a una de esas preguntas. Cuando las respuestas son claras y coherentes, la revisión avanza. Cuando no lo son, se estanca.

Por qué los bancos hacen tantas preguntas

Los bancos tienen la obligación legal de conocer a sus clientes. Antes de abrir una cuenta, identifican la empresa y a las personas que hay detrás, entienden para qué es la cuenta y valoran el riesgo que conlleva. Las comprobaciones no terminan con la apertura: el banco sigue revisando la cuenta mientras esté abierta.

Cada banco fija además su propio apetito de riesgo. Dos bancos pueden examinar la misma sociedad y llegar a decisiones distintas, porque aceptan sectores, países y tipos de cliente diferentes. Un rechazo de un banco puede decir tanto de ese banco como de su negocio.

Las cuatro preguntas detrás de cada solicitud

¿Quién es el propietario de la sociedad y quién la controla?

El banco quiere ver toda la cadena de propiedad, hasta las personas que en última instancia poseen o controlan la sociedad, a menudo llamadas titulares reales. Si en la cadena hay una sociedad holding, un trust o una fundación, el banco pide también sus documentos. También quiere saber quién dirige la sociedad en el día a día y quién puede dar instrucciones sobre la cuenta.

¿A qué se dedica la sociedad?

Una descripción breve y concreta del negocio tiene mucho peso. El banco quiere saber qué vende, a quién y cómo lo entrega. Una sola palabra como «consultoría» o «comercio» es demasiado vaga para evaluarla. Un sitio web, contratos o facturas que coincidan con la descripción muestran al banco un negocio real.

¿De dónde vienen el dinero y los clientes?

El banco pregunta de dónde proceden los primeros fondos de la sociedad y de dónde vendrán sus ingresos cuando empiece a operar. Pregunta dónde están sus clientes y proveedores, porque los países implicados determinan el riesgo. A los propietarios también puede preguntarles cómo obtuvieron el patrimonio que aportan a la sociedad.

¿Cómo se usará la cuenta?

Cuente con preguntas sobre la actividad prevista: las monedas, el importe y el número aproximados de pagos entrantes y salientes, y las principales contrapartes. El banco usa las respuestas para fijar un perfil de la cuenta. La actividad que después se aparta de ese perfil provoca más preguntas, así que las estimaciones realistas le sirven mejor que las optimistas.

Los documentos que piden la mayoría de los bancos

La lista exacta depende del banco y del país. La mayoría de las solicitudes incluyen:

• Documentos de la sociedad: el certificado de constitución, los estatutos o la escritura constitutiva, y los registros de administradores y accionistas.
• Propiedad: un organigrama que muestre cada nivel hasta los titulares reales, con documentos de cada entidad holding.
• Identidad y domicilio: un pasaporte y un justificante de domicilio reciente de cada administrador, titular real y firmante autorizado.
• El negocio: una descripción o un plan de negocio, el sitio web y modelos de contratos o facturas si la sociedad ya opera.
• Origen de los fondos y del patrimonio: extractos, contratos de compraventa u otros registros que muestren de dónde procede el dinero.
• Licencias: si la actividad está regulada, la licencia o el registro, o la prueba de que lo ha solicitado.

Algunos bancos piden que los documentos estén compulsados, traducidos o apostillados. Compruebe qué se necesita antes de reunir nada, para hacerlo una sola vez.

Cómo funciona la revisión

La mayoría de las revisiones siguen el mismo camino, tanto si el banco abre cuentas a distancia como si pide reunirse con usted:

1. Solicitud. Usted presenta los formularios y documentos, a través de un portal en línea o de un gestor de cuenta.
2. Revisión de cumplimiento. El equipo de cumplimiento del banco comprueba los documentos, analiza la sociedad y a sus personas, y evalúa el riesgo.
3. Preguntas de seguimiento. El banco pide aclaraciones o más documentos. Es una parte normal de la revisión, no una señal de rechazo.
4. Entrevista. Algunos bancos organizan una llamada o una reunión con los administradores o propietarios para repasar el negocio.
5. Decisión. El banco abre la cuenta, la abre con condiciones o la rechaza. Los bancos a menudo no explican los motivos de un rechazo.

El tiempo que lleva depende del banco, de la estructura y de la rapidez con que se respondan sus preguntas. Le damos una estimación para su caso cuando conocemos el negocio y los bancos que encajan con él.

Por qué se estancan las solicitudes

La mayoría de los retrasos se deben a unos pocos problemas evitables:

• Documentos incoherentes. Nombres, direcciones, fechas o porcentajes de propiedad que cambian de un documento a otro. Cada diferencia se convierte en una pregunta.
• Una descripción del negocio vaga. Una descripción que podría encajar con cualquier sociedad no le da al banco nada que evaluar.
• Origen de los fondos sin explicar. Dinero que llega sin un registro claro de su procedencia.
• Propiedad poco clara. Sociedades holding, testaferros o trusts sin documentos que muestren quién está detrás.
• El banco equivocado. Un sector o un país que el banco no acepta, por sólido que sea el resto del expediente.
• Respuestas lentas. Preguntas de seguimiento sin responder. Un expediente que espera demasiado puede cerrarse.

Cómo prepararse

• Elija bancos que encajen con su perfil. Empiece por los bancos que aceptan su sector, sus países y su tipo de sociedad.
• Redacte una descripción clara del negocio. Una página sobre lo que hace, para quién, dónde y cómo se mueve el dinero.
• Trace la estructura de propiedad. Un organigrama sencillo desde la sociedad hasta cada titular real, con documentos de cada nivel.
• Documente el origen de los fondos. Reúna los registros antes de que el banco los pida.
• Contraste cada documento con los demás. Los mismos nombres, direcciones, fechas y porcentajes en todos ellos.
• Estime la actividad con honestidad. Volúmenes, monedas y contrapartes acordes con el plan de negocio.
• Responda por completo a las preguntas de seguimiento. Una respuesta completa hace avanzar un expediente más que varias parciales.

Ningún banco puede prometer una cuenta antes de revisar la solicitud. Un expediente bien preparado le da lo que necesita para decidir.

Cómo puede ayudar Apexum

Ayudamos a las empresas, incluidas las recién constituidas, a encontrar bancos cuyos criterios encajen con su perfil, a preparar la solicitud como la espera cada banco y a responder sus preguntas junto a ellas hasta que decida. El banco toma la decisión y abre la cuenta. Más información en cuentas bancarias y cuentas EMI o, si la sociedad aún no existe, planifique la cuenta con la constitución de sociedades.